Das digitale Dokumentenmanagement verwaltet alle Dokumente im Unternehmen

In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen anfallen, zentral erfasst und in digitaler Form verwaltet und archiviert. Ob es sich um einen Vertrag mit einem Lieferanten, eine Rechnung oder Bestellung, eine Personalakte, CAD-Konstruktionen, Betriebsanweisungen, Handbücher oder etwas anderes handelt, im DMS wird jedes Dokument mit passenden Schlagworten indexiert und abgelegt, so dass es anschließend mit einem möglichst geringen Aufwand gesucht und gefunden werden kann.

Besonders vorteilhaft ist es, wenn das DMS in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens zum Einsatz kommt – von der Buchhaltung über die Entwicklung bis hin zur Produktion. Denn nur wenn alle Mitarbeiter jederzeit auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können, werden sämtliche Arbeitsprozesse optimiert: Verzögerungen, etwa aufgrund einer langwierigen Suche nach einem bestimmten Dokument im Archiv, entfallen. Und auch die Qualität der verrichteten Arbeit steigt, weil Ihre Mitarbeiter zum Beispiel bei Unsicherheiten oder Rückfragen direkt in den entsprechenden Unterlagen nachsehen können. Eine automatische Versionierung und Archivierung stellt zudem sicher, dass immer die aktuelle Version aller Dokumente verfügbar ist und dass zugleich alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Fehler werden so von vornherein vermieden, Arbeiten schneller durchgeführt und das gesamte Unternehmen wird produktiver.

Mehr über das digitalen Dokumentenmanagement und welche Vorteile es insbesondere für Industrieunternehmen und Energieerzeuger bereithält, erfahren Sie im Magazin-Beitrag „Dokumentenmanagement: Was ist das?“.