Dokumentenmanagement-Lösungen

Ein modernes Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass in Ihrem Unternehmen alle Arbeitsabläufe von der Buchhaltung bis zur Produktion optimiert und mit höchster Effizienz ablaufen. Die Menger Group erläutert, wie eine prozessorientierte DMS-Lösung gestaltet sein sollte, um sämtlichen Anforderungen in den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens zu entsprechen.
Inhaltsverzeichnis
Table of Contents

1. Was ist ein DMS und welche Vorteile bietet es Ihrem Unternehmen?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfasst, sortiert und archiviert alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen anfallen – von Verträgen und Rechnungen über Personalakten bis hin zu Betriebsanweisungen, Richtlinien, CAD-Dateien und mehr. Eine einheitliche Indexierung und Ablage ermöglicht es allen Mitarbeitern, jederzeit auf alle benötigten Unterlagen zuzugreifen, ohne Zeit mit einer aufwendigen Suche zu verschwenden.

Dokumente stehen zudem stets einheitlich und in aktueller Form bereit, so dass alle Arbeiten nach geltenden Standards verrichtet werden. Prozesse werden beschleunigt, die Qualität steigt und das gesamte Unternehmen arbeitet effizienter.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfasst, sortiert und archiviert alle Dokumente.
  • einheitliche Indexierung
  • jederzeit Zugriff auf alle benötigte Unterlagen
  • keine Aufwändige Suche
  • Zeit sparen

2. Welche Lösungen bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

Der Leistungsumfang eines DMS kann genau an die Anforderungen in Ihrem Betrieb angepasst werden.
Soll lediglich die Verwaltung mit dem DMS arbeiten oder soll es allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen? Sollen alle Dokumente auf firmeneigenen Servern oder in der Cloud gesichert werden? Und ist auch der mobile Zugriff, zum Beispiel per Smartphone oder Tablet, gewünscht? Durch eine individuelle Auswahl der benötigten Leistungen erhalten Sie eine passgenaue Lösung für das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen. Dazu gehört unter anderem:

2.1. Das Dokumentenmanagement bietet Lösungen für die Automatisierung des Postverkehrs

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verwaltung sämtlicher Postein- und -ausgänge in Ihrem Unternehmen. So kann bspw. der Inhalt einer E-Mail oder eines eingescannten Briefs automatisch ausgewertet werden, um zu erkennen, wer der Absender ist oder ob es sich um eine Bestellung, eine Rechnung oder ein anderes Schreiben handelt. Anschließend wird das Schreiben entsprechend im DMS abgelegt und der für seine Bearbeitung zuständige Mitarbeiter informiert.
Da es sich bei der Bearbeitung des Posteingangs vielfach um Routineaufgaben handelt, spart diese Automatisierung Zeit und Geld, die an anderer Stelle im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden können.

2.2. Das Dokumentenmanagement bietet Lösungen für die rechtskonforme Archivierung

Zu sehen ist eine Stapel Ordner - Menger Engineering speichert alle Anlagenkennzeichen und Dokumente in der Analagendokumentation
Ein DMS ermöglicht außerdem die automatische und verlässliche Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs sowie aller weiteren Akten. So ist sichergestellt, dass zum Beispiel per E-Mail eingesandte Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Schriftstücke stets entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden und nie wieder eine wichtige E-Mail versehentlich gelöscht wird.

2.3. Das Dokumentenmanagement bietet Lösungen für die digitale Aktenverwaltung

Mit einem DMS verwalten Sie sämtliche Akten in Ihrem Unternehmen digital, angefangen bei den Personalakten, über wichtige Kunden- oder Zuliefererdaten bis hin zu den Unterlagen einzelner Projekte. Für diese Aufgabe ein digitales Dokumentenmanagement zu nutzen, hat verschiedene Vorteile: Zum einen stehen sämtliche Unterlagen jederzeit allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Zum anderen verhindert die rein digitale Ablage der Akten, dass Dokumente doppelt im System vorhanden sind.
Ein verbreitetes Problem in klassischen Papierarchiven, das unnötig Platz verbraucht und zudem die Gefahr mit sich bringt, dass manche veralteten Exemplare wichtiger Unterlagen nicht aktualisiert werden.

2.4. Das Dokumentenmanagement bietet Lösungen für optimierte Arbeitsabläufe

Bildausschnitt eines Mannes der ein Tablet in den Händen hält.
Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen lassen sich mit einem DMS noch effizienter gestalten. Denn oft arbeiten zahlreiche Mitarbeiter zugleich oder nacheinander an einem Projekt und jeder Arbeitsschritt muss innerhalb einer bestimmten Frist erledigt sein, um Verzögerungen zu vermeiden. Mit einem DMS ist jederzeit ersichtlich, welche Aufgaben aktuell anstehen. Der betreffende Mitarbeiter wird automatisch über seine Aufgabe informiert und kann umgehend mit der Arbeit beginnen. Bei einer drohenden Fristüberschreitung kann über das DMS auch eine automatische Meldung an den Vorgesetzten erfolgen, um etwaige Probleme sofort zu beheben.

2.5. Die Dokumentenmanagement-Lösung ist exakt angepasst an Ihre Anforderungen

Ein besonderer Vorteil der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem liegt in seiner Flexibilität: Es lässt sich problemlos an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen, um Ihnen den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Das beginnt bereits mit einer großen Anzahl an Schnittstellen, welche die Kompatibilität des DMS zu der von Ihnen eingesetzten Software ermöglichen.
Arbeiten Ihre Mitarbeiter häufig „außer Haus“? Dann kann das DMS so gestaltet werden, dass es auch mit mobilen Endgeräten wie zum Beispiel Smartphones nutzbar ist.

3. Die Komplettlösung: Prozessorientiertes Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem kann auf bestimmte Anwendungsbereiche Ihres Unternehmens begrenzt sein, wie zum Beispiel auf die Aktenverwaltung oder das Rechnungswesen. Um jedoch alle Vorteile des Dokumentenmanagements optimal zu nutzen, lohnt es sich, die Möglichkeit einer abteilungsübergreifenden Implementierung zu prüfen.

Beim prozessorientierten Dokumentenmanagement wird das DMS zu einer Komplettlösung für Ihr gesamtes Unternehmen, vom Personalmanagement bis hin zur Produktion.

Sämtliche Unterlagen sind in diesem Fall in digitaler Form im DMS abgelegt und stehen allen Mitarbeitern entsprechend ihrer jeweiligen Zugriffsrechte zur Verfügung. Dies stellt natürlich zusätzliche Herausforderungen an die DMS-Lösung, weil eine wesentlich größere Zahl von Dateien gespeichert und verwaltet werden muss. Außerdem benötigen Sie ein flexibles Rollensystem. Im Gegenzug ist sichergestellt, dass alle wichtigen Dokumente jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Unterlagen zu geltenden Normen und Richtlinien, Prozessbeschreibungen und mehr liegen im gesamten Unternehmen stets in aktueller und einheitlicher Form vor. Außerdem vermeiden Sie fehleranfällige Situationen, etwa bei der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen.

4. Praxisbeispiel: Wie ein DMS sämtliche Arbeitsschritte in einem Prozess unterstützt

Im Posteingang eines Maschinenbau-Unternehmens trifft eine E-Mail ein und wird automatisch vom DMS ausgelesen: Ein Kunde hat eine Bestellung eingereicht. Die E-Mail wird automatisch indexiert, um sie dem Kunden und dem Thema „Bestellung“ zuzuordnen, und an Herrn Meier aus der Abteilung „Bestellungen“ weitergeleitet.

Herr Meier öffnet die E-Mail des Kunden direkt im DMS und liest darin, dass eine neue Baumaschine bestellt wurde. Er erstellt dafür ein neues Projekt, dem er wichtige Informationen wie Bestellnummer und -datum, die Kundennummer und den Inhalt der Bestellung zuordnet. Anschließend löst er im DMS eine Benachrichtigung für Herrn Schmidt aus der Abteilung „Baumaschinen“ aus.

Herr Schmidt stellt ein Team von Mitarbeitern zusammen, die am Projekt arbeiten werden. Diese haben über das DMS Zugriff auf den Bauplan der bestellten Maschine sowie die geltenden Richtlinien für ihre Arbeit. Außerdem können sie sich über das DMS jederzeit über Normen und Vorgaben informieren, falls sie sich einmal unsicher sind.

Parallel dazu wird Frau Huber von der Technischen Dokumentation informiert, die Bedienungsanleitung für die Maschine auf Aktualität zu prüfen und zu schauen, ob das Handbuch in gedruckter Form noch vorrätig ist, damit es der Kunde zur Inbetriebnahme der Maschine in den Händen halten kann.

Sobald die Maschine gebaut ist und ausgeliefert werden kann, gibt Herr Schmidt diese Information im DMS ein und löst zugleich eine Benachrichtigung für Frau Müller von der Rechnungsabteilung aus.

Doch Frau Müller ist an diesem Tag krankgeschrieben. Im DMS ist diese Information bereits hinterlegt, so dass die Benachrichtigung automatisch an ihre Vertretung weitergeleitet wird. Diese erstellt dem Kunden eine Rechnung anhand der im DMS gesammelten Informationen. Eine Kopie der Rechnung wird nach dem Absenden außerdem sofort im DMS archiviert.

5. So finden Sie das richtige DMS für Ihr Unternehmen

Soll ein modernes Dokumentenmanagement auch in Ihrem Unternehmen die Produktivität steigern und Kosten einsparen? Dann gilt es, einige wichtige Punkte zu beachten.

Sie Ihren Bedarf klären und festlegen, wie viel Sie in Ihr neues DMS investieren möchten. Soll mit dem Dokumentenmanagement das prozessorientierte Arbeiten im Unternehmen verbessert werden? Dann muss sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit dem System geschult und in der Lage sind, es richtig anzuwenden.

Außerdem sollten Sie für Ihr Dokumentenmanagement eine Lösung wählen, die zu Ihren technischen Anforderungen passt. Das bedeutet, dass Schnittstellen zu der von Ihnen eingesetzten Software vorhanden sind oder bei Bedarf geschaffen werden können. Arbeiten Sie mit empfindlichen Daten, bei deren Speicherung besonders auf Sicherheit geachtet werden muss? Dann entscheiden Sie sich am besten für ein DMS „on premises“, bei welchem die Daten auf von Ihnen bereitgestellten und verwalteten Servern gespeichert sind. Ein solches DMS ist kostenintensiver, stellt aber sicher, dass alle Daten optimal geschützt sind. Ein cloudbasiertes System ist hingegen eine kostengünstige Lösung, wenn keine besonderen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen.

Bei der Wahl der richtigen Dokumentenmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen steht Ihnen die Menger Group jederzeit zur Seite. Wir helfen Ihnen, das passende DMS für Ihre Anforderungen zu finden und im Unternehmen zu etablieren. Kontaktieren Sie uns!