Definition Dokumentenmanagement: Was ist das?

Zur Dokumentation in einem Betrieb gehören per Definition alle Unterlagen und Dokumente zum Lebenszyklus einer Anlage – von der Planung, über den Betrieb, die Wartung und Instandhaltung bis hin zum Rückbau. Sie dient dem Betreiber als Quelle für sämtliche Informationen und beinhaltet im Wesentlichen folgende Teilbereiche: eine Prüf-, Nachweis- und Qualitätsdokumentation, eine technische Ausführungsdokumentation sowie eine Betriebs- und Instandhaltungsdokumentation.
Inhaltsverzeichnis
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1. Das fachgerechte Management aller Dokumente bringt Ordnung und Transparenz

Die Digitalisierung schreitet voran und wälzt auch im Maschinen- und Anlagenbau Prozesse um. Alle relevanten Dokumente eines Betriebes an einem zentralen Ort zu erfassen, zu verwalten und einen schnellen Zugriff darauf zu ermöglichen, wird immer wichtiger und ist in vielen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Dem elektronischen Dokumentenmanagement mithilfe einer speziellen Software kommt hierbei eine zentrale Rolle zu. Für kleine und mittelständische Unternehmen und Betreiber von Kraftwerken ist die Umstellung auf die elektronische Anlagendokumentation meist mit großem Aufwand verbunden. Erfahren Sie hier, was Dokumentenmanagement per Definition eigentlich ist, welche Aufgaben es übernimmt und welche Vorteile es für ein Unternehmen besitzt.

2. Definition: Was ist Dokumentenmanagement?

Zur Dokumentation in einem Betrieb gehören per Definition alle Unterlagen und Dokumente zum Lebenszyklus einer Anlage – von der Planung, über den Betrieb, die Wartung und Instandhaltung bis hin zum Rückbau.

Sie dient dem Betreiber als Quelle für sämtliche Informationen und beinhaltet im Wesentlichen folgende Teilbereiche: eine Prüf-, Nachweis- und Qualitätsdokumentation, eine technische Ausführungsdokumentation sowie eine Betriebs- und Instandhaltungsdokumentation.

2.1. Der Begriff

Der Begriff Dokumentenmanagement ist definiert als datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Es beinhaltet „das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren ebenso wie das Löschen von und die Suche nach Dokumenten.“ Häufig wird neben dem Begriff „Dokumentenmanagementsystem“ (DMS) auch das Synonym Dokumentenverwaltung oder Dokumentenverwaltungssystem verwendet.
Dabei können die Dokumente aus verschiedenen Quellen stammen. Ziel ist es, sie alle in ein elektronisches System zu überführen und dort vorzuhalten. Liegen Daten in analoger Form vor (beispielsweise Baupläne oder Fließdiagramme auf Papier), müssen diese in ein digitales Format umgewandelt werden – klassischerweise durch Scannen.

2.2. Document Management oder codierte Informationen (CI)

Bildausschnitt eines Mannes der ein Tablet in den Händen hält.
Die Definitionen in der Fachliteratur sprechen in diesem Fall von „Document Imaging“ oder einer nicht-codierten Information (NCI). Werden Dokumente vom System selbst, also digital erzeugt, wird dies als „Document Management“ oder codierte Informationen (CI) bezeichnet. Hauptziel des Dokumentenmanagements ist es, eine schnellere Bereitstellung von Informationen zu erreichen und dadurch die Arbeitsproduktivität zu erhöhen. Eingescannte oder digitale Unterlagen lassen sich mithilfe eines professionellen Dokumentenmanagements binnen weniger Sekunden suchen, bearbeiten, speichern und rückverfolgen.

3. Was beinhaltet das Dokumentenmanagement?

Wenn Industrieanlagen und Kraftwerke sicher und reibungslos laufen sollen, müssen wichtige Informationen ständig zugriffsbereit sein – und zwar für mehrere Benutzer gleichzeitig. Dokumentmanagementsysteme sichern die datenbankgestützte Verwaltung aller elektronischen Dokumente. Sie schaffen Ordnung und Transparenz, verbessern die Datensicherheit und ermöglichen ein weitgehend papierloses Büro.

Die Anlagendokumentation umfasst zum einen die Projektmanagementdokumentation und zum anderen die technische Dokumentation. Erstere beinhaltet den Schriftverkehr von der Angebotsphase bis zur Inbetriebnahme sowie alle Informationen zu Terminen, Ressourcen und Kosten. Die technische Dokumentation beinhaltet die Genehmigungsanträge, bautechnische Dokumentation, die Qualitätsdokumentation – also Prüf- und Sicherheitsnachweise sowie Gefahrenanalysen – und die Betriebsdokumentation, wozu alle Betriebsanleitungen zählen. Ein abteilungsverbindendes Dokumentationsmanagement sorgt im Unternehmen für einen schnellen Informations- und Wissenstransfer.

Zu sehen ist eine Stapel Ordner - Menger Engineering speichert alle Anlagenkennzeichen und Dokumente in der Analagendokumentation

4. Definition: Was ist Dokumentenmanagement?

4.1. Schneller Zugriff auf Informationen/Daten

DMS-Systeme schaffen optimale Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten. Alle Beteiligten haben Zugriff auf die benötigten Unterlagen, egal ob sie im Betrieb oder im Homeoffice sind. Durch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist nur noch eine Software erforderlich. Das sorgt für Transparenz, optimiert Schnittstellen, verbessert den Workflow und vermindert den Verwaltungsaufwand erheblich. Die Dokumente sind immer auf dem aktuellen Stand, denn sie lassen sich schnell, einfach und intuitiv anpassen. Fehler, etwa durch „doppelte Ablage“, werden vermieden.

4.2. Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen

Viele Dokumente unterliegen bestimmten gesetzlichen Vorgaben, was die Aufbewahrung oder Speicherung angeht. So müssen etwa Rechnungen eine Zeit lang für das Finanzamt aufbewahrt werden. Wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen sollen, regelt die europaweit einheitliche Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies zu gewährleisten, ist in kleinen und großen Betrieben ohne elektronisches Dokumentenmanagement gar nicht mehr möglich. Ein smartes Archivierungskonzept stellt alle Daten chronologisch bereit.

4.3. Prozesse automatisieren

Immer wiederkehrende Prozesse im Betrieb, etwa im Rechnungswesen, eignen sich für DMS optimal. Zahlungsziele und Skontofristen können so überwacht werden und Übertragungsfehler lassen sich durch automatisierte Prozesse weitestgehend vermeiden. Auch in anderen Unternehmensbereichen leisten Dokumentenmanagementsysteme wertvolle Dienste und erleichtern beispielsweise die Kontrolle und Übersicht über anstehende oder durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen.

4.4. Kosten sparen

Mit einem professionellen elektronischen Dokumentenmanagement lassen sich auf mehreren Ebenen Kosten im Betrieb einsparen. Durch die digitale Archivierung werden Kopien und Ausdrucke überflüssig, was zusätzlich die Umwelt schont. Neben den Papier- fallen auch keine Druckkosten mehr an. Überdies werden physische Archive überflüssig, also Räume, in denen Akten und Büromaterialien gelagert werden. Auch im täglichen Arbeitsprozess spart ein digitales Dokumentenmanagementsystem neben viel Zeit auch Geld ein. Optimierte Workflows setzen Ressourcen frei, die an anderer Stelle eingesetzt oder ganz eingespart werden können.

4.5. Wissen archivieren

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht mit ihm in der Regel auch ein Stück Know-how verloren. Auch in diesem Punkt leistet ein smartes Dokumentenmanagement gute Dienste. Denn die meiste DMS-Software bietet heute auch ein modernes Wissensmanagement, mit dem unternehmenseigenes Know-how archiviert und den Anwendern zugänglich gemacht wird. Durch einfache und schnelle Suchfunktionen sind Informationen problemlos auffindbar.

5. Gemeinsame Zuordnung

Eine lückenlose Dokumentation bringt Ordnung in Ihr Unternehmen, vermeidet Personenschäden, vereinfacht den Betrieb und die Instandhaltung von Anlagen und wird den strengen gesetzlichen Bestimmungen Ihrer Branche gerecht. Spezielle, unternehmensangepasste DMS-Software sorgt für ein abteilungsübergreifendes Dokumentenmanagement. Dieses sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  • Geringer Suchaufwand von Dokumenten
  • Leichte Bedienbarkeit
  • Einfaches Erfassen von Dokumenten
  • Zentrale, sichere und übersichtliche Dokumentenablage
  • Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung
  • Einbeziehung aller Geschäftsprozesse
  • Standortübergreifender Zugriff auf Unterlagen und Dokumente
  • Schnittstellen zu häufig genutzten Programmen (z. B. CAD)