Dokumentenmanagement in Unternehmen

Dokumenten­management in Unternehmen

Das digitale Dokumentenmanagement reduziert in Unternehmen den Arbeitsaufwand und hilft, Kosten zu sparen. Die Menger Group erläutert, wie ein DMS funktioniert.
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Dokumenten­managementsysteme erleichtern den Workflow und senken die Kosten

Bereits in kleinen und mittelständischen Unternehmen fallen heutzutage unzählige Unterlagen an, die sicher verwahrt werden müssen und auf die Mitarbeiter jederzeit einen schnellen Zugriff haben sollen. Ein modernes Dokumentenmanagement schafft in Ihrem Unternehmen eine Umgebung, in der Dokumente digital abgelegt, archiviert, eingesehen und bearbeitet werden können. Die Menger Group erläutert, wie das Dokumentenmanagement Arbeitsprozesse im Unternehmen optimiert.

Was genau ist ein Dokumenten­managementsystem?

In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden Dokumente zentral erfasst, archiviert, verteilt, bearbeitet, gesucht und schließlich auch gelöscht. Früher mussten sämtliche Unterlagen, die in einem Unternehmen anfallen, platzraubend in Papierform in großen Aktenschränken oder einem eigenen Archiv untergebracht werden. Das Suchen und Auffinden bestimmter Dokumente erforderte einen großen Aufwand. Heute macht es die Digitalisierung möglich, diese und weitere Prozesse vollständig digital ablaufen zu lassen. Ihre Mitarbeiter finden Informationen schneller und können direkt auf das benötigte Wissen zugreifen. Zugleich ist sichergestellt, dass wichtige Informationen zu Kunden und Geschäftspartnern, Rechnungen, Verträge, Unterlagen zur Anlagendokumentation und mehr nie wieder verloren gehen.

Mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen werden Sie schnell verschiedene Vorteile feststellen. Zentral ist der Effizienzgewinn, der sich aus der leichten und schnellen Verfügbarkeit aller Informationen für Ihre Mitarbeiter ergibt: Jeder kann, im Rahmen seiner Berechtigungen, Dokumente erstellen, in das DMS hochladen, dort suchen, finden, bearbeiten und mit anderen teilen. Ein effizientes und an Ihre Anforderungen angepasstes Dokumentenmanagementsystem optimiert die Arbeitsabläufe im Unternehmen, spart Zeit und senkt dauerhaft die Kosten. Die volldigitalen Prozesse, die durch ein papierloses Dokumentenmanagement möglich werden, erlauben es Ihnen außerdem, jederzeit den Ursprung von Dokumenten und alle daran vorgenommenen Veränderungen nachzuvollziehen.

Typische Anwendungen für Dokumenten­managementsysteme

Ein innovatives Dokumentenmanagement kann mehr, als einfach nur das vorhandene Papierarchiv durch eine digitale Variante zu ersetzen – wenngleich dies natürlich eine seiner wichtigsten Funktionen ist. Unter anderem wird das digitale Dokumentenmanagement in Unternehmen zur Verrichtung folgender Aufgaben eingesetzt:
  • Erfassung eingehender Unterlagen (z. B. Bestellungen, Rechnungen etc.)
  • Indexierung und Archivierung aller Unterlagen
  • Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe
  • Verwaltung von Personalakten
  • DSGVO-konforme Verwaltung von Kundendaten
  • Protokollierung der Anlagen- oder Projektdokumentation

Die Vorteile des digitalen Dokumenten­managements

Durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems sind alle Mitarbeiter augenblicklich in der Lage, auf die für ihre Arbeit relevanten Informationen zuzugreifen. Zeitverluste durch das Durchsuchen von physischen Aktenarchiven lassen sich so vermeiden. Stattdessen können alle konzentriert ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen. Durch den optimierten Workflow ist zudem sichergestellt, dass nie wieder Arbeitsschritte vergessen, fällige Rechnungen nicht bezahlt oder Vertragsabschlüsse verzögert werden. Das gesamte Unternehmen arbeitet somit effizienter und kostensparend. Konkret bietet Ihnen das digitale Dokumentenmanagement folgende Vorteile:
  • Schneller Zugriff auf Dokumente und Wissen
  • Bessere Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten
  • Effiziente Zusammenarbeit im Team
  • Höhere Qualität der Arbeit
  • Zuverlässige Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
  • Zeitgewinn und Kostenersparnis durch Automatisierung

So etablieren Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen

Um das digitale Dokumentenmanagement erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich für ein Dokumentenmanagementsystem entscheiden, das zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Dafür müssen Sie sich unter anderem darüber im Klaren sein, welche Aufgaben das DMS ausführen und wer damit arbeiten soll. Anschließend muss das DMS möglichst nahtlos in die vorhandenen Systeme integriert und die Mitarbeiter müssen im Umgang damit geschult werden, denn nur so ist sein effektiver Einsatz möglich.

Finden Sie das richtige DMS!

Das passende Dokumentenmanagement sollte die Arbeitsvorgänge in Ihrem Unternehmen einfacher und zeitsparender gestalten. Dazu muss zunächst klar sein, wo genau Verbesserungsbedarf besteht. Sollen lediglich die Unterlagen der Verwaltung und Buchhaltung in digitaler und durchsuchbarer Form archiviert werden? Oder soll es Ihren Mitarbeitern möglich sein, abteilungsübergreifend auf alle Unterlagen zuzugreifen, um so einen schnellen und direkten Wissenstransfer zu ermöglichen? Und soll dies nur vor Ort im Unternehmen oder auch von unterwegs aus möglich sein? Das DMS muss zu den Anforderungen in Ihrem Unternehmen passen, um zu funktionieren. Dazu gehört auch, dass es mit den im Unternehmen verwendeten Systemen und Dateiformaten kompatibel ist.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein!

Damit später alles reibungslos funktioniert, sollten die Mitarbeiter, die einmal mit dem DMS arbeiten werden, eine Stimme erhalten. Denn sie wissen oft selbst am besten, welcher Optimierungsbedarf in den einzelnen Abteilungen beim Umgang mit Dokumenten sowie beim Wissensmanagement besteht, und können wertvolle Hinweise geben. Sobald feststeht, welches DMS im Unternehmen zum Einsatz kommen soll, müssen Ihre Mitarbeiter außerdem im Umgang mit demselben geschult werden. Denn nur, wenn sie die Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements kennen und anwenden können, entsteht auch ein wirklicher Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Integrieren Sie das DMS in Ihre Arbeitsabläufe!

Damit Ihr neues Dokumentenmanagementsystem optimal arbeitet, muss es effizient in die Abläufe in Ihrem Unternehmen integriert werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass alle Mitarbeiter Dokumente nach dem gleichen Schema erstellen, hochladen und im DMS ablegen. Werden zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert, sparen Ihre Mitarbeiter zusätzlich Zeit und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Praxisbeispiel: Arbeiten mit dem DMS in der Technischen Redaktion

Frau Müller ist in ihrer Firma Teil des Teams „Technische Redaktion“ und soll einen Text für ein Benutzerhandbuch erstellen. Der Text wird für die Bedienungsanleitung einer neuen Bauteil-Komponente gebraucht, ohne dass eine große Maschine nicht richtig funktionieren würde. Alle wichtigen Unterlagen zum Bauteil, wie etwa Grafiken aus dem CAD-Programm, die Abmessungen und Vorgaben zum Design des Handbuchs, findet Frau Müller mit wenigen Klicks im DMS. Sobald der Text geschrieben ist, lädt sie ihn selbst im DMS hoch und indiziert ihn, damit er von ihren Kollegen schnell gefunden wird.

Herr Meier aus der Qualitätssicherung erhält automatisch die Information, dass ein neuer Text bereitsteht, den er auf Richtigkeit kontrollieren muss. Er weiß genau, wo dieser Text abgelegt ist, kann sofort mit seiner Arbeit beginnen und den Text mit den Vorgaben abgleichen. Da er mit Frau Müllers Arbeit zufrieden ist, gibt er den Text frei. Sogleich erfährt Frau Schulze von der Grafik & Design-Abteilung, dass ein neuer Text für das Benutzerhandbuch freigegeben wurde. Sie kann diesen in das finale Dokument einarbeiten und mit den Abstimmungen für den Druck beginnen.

Das digitale Dokumentenmanagementsystem sorgt in diesem Fall also dafür, dass alle Mitarbeiter sofort über neu angefallene Aufgaben informiert werden, die benötigten Dokumente jederzeit verfügbar sind und keine Zeit durch das unnötige Suchen wichtiger Informationen verloren geht. Zudem müssen zu keiner Zeit Unterlagen ausgedruckt werden, was zusätzlich Druckkosten einspart.

Der Trend: Cloud-basiertes Dokumenten­management

Schon heute setzen zahlreiche Unternehmen auf den Einsatz eines DMS, um Arbeitsprozesse schneller und effizienter zu gestalten. Dabei entstehen immer wieder neue Innovationen, die das Dokumentenmanagement noch besser an die Bedürfnisse unterschiedlicher Anwender anpassen.

Zu den aktuellen Trends, die das Dokumentenmanagement in Zukunft sicherlich noch stärker prägen werden, gehört unter anderem die Archivierung von Dokumenten in der Cloud. Dies ermöglicht es Ihren Außendienst-Mitarbeitern, auch von unterwegs auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen und zum Beispiel bei einem Kundenbesuch sofort alle relevanten Zahlen und Daten zur Hand zu haben. Nach Möglichkeit ist das DMS außerdem für das mobile Arbeiten optimiert, damit der Zugriff auch mit mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets problemlos gelingt.

Ein modernes Dokumentenmanagement ist der Schlüssel, um Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Denn indem Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, setzen Sie die Ziele der Industrie 4.0, wie das papierlose Büro und die Vernetzung Ihrer Mitarbeiter, in die Tat um, schaffen effizientere Arbeitsabläufe und steigern die Produktivität. Die Menger Group steht Ihnen dabei jederzeit zur Seite und unterstützt Sie mit einer professionellen Umsetzung eines DMS, das genau auf die Ansprüche Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Kontaktieren Sie uns!