Dokumentenmanagement-Software

Ein modernes Dokumentenmanagement steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen, weil sich Ihre Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Arbeit. Die Menger Group erklärt, wie das Dokumentenmanagement funktioniert, welche Arten von DMS-Software es gibt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Inhaltsverzeichnis
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1. Dokumentenmanagement steigert die Effizienz Ihres Unternehmens

In praktisch allen Unternehmen fallen heute große Mengen archivierungswürdiger und -pflichtiger Unterlagen an. Vielfach werden diese noch immer klassisch im Aktenschrank oder Archiv verwahrt, während digitale Dokumente auf irgendeiner Festplatte abgelegt sind. Wird dann ein Dokument benötigt, beginnt eine aufwendige Suche, die im schlimmsten Fall erfolglos bleibt.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen es, sämtliche Dokumente zu erfassen und in einem einzigen, digitalen Archiv abzulegen: Von Personalakten über Kundendaten bis hin zu Arbeitsanweisungen, Richtlinien und geltenden Normen befinden sich alle wichtigen Unterlagen an einem zentralen Ort. Dort sind sie dank einheitlicher Indexierung und umfangreicher Suchfunktionen jederzeit auffindbar, können eingesehen und bearbeitet werden – ganz ohne langwieriges Suchen in einem klassischen Papierarchiv. Kopien und teils veraltete Versionen einzelner Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an. Gleichzeitig sind alle Dokumente im DMS vor unberechtigten Zugriffen geschützt und dank einer automatischen Versionierung lassen sich Veränderungen jederzeit nachvollziehen. So steigert der Einsatz eines DMS nicht nur die Effizienz und Produktivität im Betrieb, sondern auch die Qualität der Arbeit.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen es, sämtliche Dokumente zu erfassen und in einem einzigen, digitalen Archiv abzulegen:

  • einheitliche Indexierung
  • jederzeit Zugriff auf alle benötigten
  • keine Aufwändige Suche
  • vor unberechtigten Zugriffen geschützt
  • automatische Versionierung

2. Worauf Sie bei der Wahl einer DMS-Software achten sollten

Die Wahl der passenden Dokumentenmanagement-Software für ein Unternehmen sollte stets individuell und dem tatsächlichen Bedarf entsprechend getroffen werden.

Neben den reinen Anschaffungskosten sollten Sie dabei auch die technische Ausgestaltung, den Leistungsumfang und die Kompatibilität zu den bereits in Ihrem Unternehmen eingesetzten Systemen bedenken. Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien kurz vorstellen.

2.1. Freeware vs. kostenpflichtiges DMS

Dokumentenmanagementsysteme sind von zahlreichen Herstellern verfügbar und werden sowohl in kostenpflichtiger als auch in kostenfreier Variante angeboten. Beide Arten von DMS-Software verfügen jeweils über eigene Vor- und Nachteile:

Entscheiden Sie sich für eine als Freeware angebotene DMS-Software, dann ist die vermeintliche Kostenersparnis zunächst deren zentraler Vorteil. Für Freeware werden keine Lizenzgebühren verlangt, was umso stärker ins Gewicht fällt, je mehr Mitarbeiter das DMS aktiv nutzen sollen und je mehr Lizenzen somit eingespart werden. Manche Kosten, etwa für den Betrieb eines DMS-Servers, sind dennoch unvermeidlich.
Zudem haben Sie bei einem kostenfreien Dokumentenmanagement-Tool häufig das Recht, das Programm beliebig an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen, was jedoch entsprechende IT-Kenntnisse voraussetzt. Viele Unternehmen verlassen sich stattdessen darauf, dass eine Entwickler-Community die Software weiterentwickelt und regelmäßige Updates liefert. Generell ist aber der Anwender eines Freeware-DMS dafür verantwortlich, dass dieses auf dem aktuellen Stand ist und allen geltenden Vorschriften, z. B. zum Datenschutz oder zur Archivierung, entspricht. Kommt es hier jedoch zu Nachlässigkeiten und infolgedessen zu Rechtsverstößen und Pflichtenverletzungen kann dies schnell enorme Folgekosten nach sich ziehen.
Das Gegenteil zum DMS als Freeware ist eine kostenpflichtige Dokumentenmanagement-Software. Hierbei handelt es sich um kommerzielle Anwendungen, für deren Nutzung Sie eine Lizenz erwerben. Kostenpflichtige DMS-Software ist teurer als Freeware, dafür haben Sie jedoch einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite, der die Weiterentwicklung der Software übernimmt und die Verantwortung für deren Aktualität und Sicherheit trägt.
Auch kostenpflichtige DMS-Software ist häufig an die individuellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassbar. Jedoch werden die nötigen Veränderungen hier nicht von Ihnen, sondern vom Hersteller der Software durchgeführt. Sie erhalten somit ein Produkt aus einer Hand und haben bei Problemen jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner, der eine Lösung für Sie findet.

2.2. DMS „on premises“ vs. cloudbasierte Lösung

Bildausschnitt eines Mannes der ein Tablet in den Händen hält.
Weiterhin kann DMS-Software danach unterschieden werden, ob die Sicherung der Dokumente lokal („on premises“) oder in der Cloud stattfindet. Auch in diesem Fall verfügen beide Varianten jeweils über eigene Vorteile, aber auch Nachteile:
Bei den sogenannten „on premises“-Lösungen handelt es sich um lokale Dokumentenmanagement-Programme, die auf einem Server im Besitz des Anwenders installiert sind und auf die in der Regel nur direkt vor Ort zugegriffen werden kann. Meist werden dafür Lizenzen kostenpflichtiger DMS-Programme erworben. Die Einrichtung wird in der Regel von der hauseigenen IT-Abteilung übernommen, kann aber auch durch den Entwickler des DMS selbst erfolgen.
„On Premises“-Lösungen haben zwei große Vorteile: Zum einen lässt sich das DMS genau an den Bedarf des jeweiligen Unternehmens anpassen. Zum anderen befinden sich alle im DMS gespeicherten Daten jederzeit unter der Kontrolle des Anwenders. Im Gegenzug trägt der Anwender eine größere Verantwortung, denn er muss sich um die Bereitstellung der Server-Infrastruktur, die Aktualität der Software, regelmäßige Backups etc. kümmern.
Das Gegenteil eines lokalen ist ein cloudbasiertes DMS, auf das Ihre Mitarbeiter online und von jedem beliebigen Standort aus (zum Beispiel per Smartphone- oder Tablet-App) zugreifen können. Solche DMS-Lösungen werden auch als „Software-as-a-Service“ (SaaS) bezeichnet, weil die Software hier als eine Dienstleistung bereitgestellt wird, für deren Nutzung eine Abonnementgebühr anfällt.
SaaS-Lösungen haben verschiedene Vorteile: Weil das Dokumentenmanagement-Programm in der Cloud installiert ist, muss der Anwender keine eigene IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen, was Kosten einspart. Zudem hält der Hersteller des DMS dieses durch automatische Updates stets auf einem aktuellen Stand und trägt die Verantwortung dafür, dass keine Daten verloren gehen. Andererseits fallen durch die Abonnementgebühren laufende Kosten an und es ist eine ständige Internetverbindung notwendig, um auf die online im Dokumentenmanagement-Programm gespeicherten Unterlagen zugreifen zu können. Zu guter Letzt müssen Sie darauf vertrauen, dass der Anbieter des DMS seine Server ausreichend sichert, um einen Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.

2.3. CRM-, DATEV- und CAD-Schnittstellen

Digitalisierung Allgemein
Damit eine Dokumentenmanagement-Software die bereits in Ihrem Unternehmen eingesetzte Software optimal ergänzt, muss sie über Schnittstellen zum Informationsaustausch mit dieser Software verfügen. Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit gängiger Office-Software ist in praktisch allen Dokumentenmanagementsystemen gegeben. Eine große Rolle bei der Auswahl des passenden DMS sollten aber auch die verfügbaren Schnittstellen zu CRM-, DATEV- und CAD-Programmen im Dokumentenmanagement-Programm sein.
CRM-Programme dienen der Pflege von Kundenkontakten und der Verwaltung von Kundendaten. Verfügt ein Programm zum Dokumentenmanagement über eine CRM-Schnittstelle, kann es zum Beispiel automatisch die Adressdaten eines Kunden aus der CRM-Software übernehmen, wenn ein Schreiben an diesen versandt werden soll. Umgekehrt können die Daten eines Neukunden direkt aus dem DMS in das CRM-Programm übernommen werden.

DATEV-Software wird von zahlreichen Unternehmen eingesetzt, um zum Beispiel eine rechtssichere Buchhaltung zu führen. Weil in einem DMS meist auch Rechnungen und Belege verarbeitet, abgelegt und archiviert werden, sollte die eingesetzte Dokumentenmanagement-Software eine DATEV-Schnittstelle besitzen, um Informationen direkt mit der DATEV-Software austauschen zu können.
CAD-Programme dienen dem computergestützten Erstellen technischer Zeichnungen. Mit einer CAD-Schnittstelle kann eine Dokumentenmanagement-Software den Inhalt einer CAD-Datei darstellen und die darin enthaltenen Informationen auslesen und sinnvoll verknüpfen. Entsprechende Schnittstellen im DMS vorausgesetzt, ist es so zum Beispiel möglich, problemlos verschiedene CAD-Programme nebeneinander zu verwenden.

3. Die passende Dokumentenmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen stellt andere Ansprüche an die Verwaltung und Archivierung der anfallenden Dokumente. Um eine Dokumentenmanagement-Software zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie daher zunächst den vorhandenen Bedarf und die Anforderungen genau prüfen. Beantworten Sie dabei folgende Fragen: 
  1. Wieviel darf das DMS kosten?
    Soll das DMS möglichst günstig sein, dann entscheiden Sie sich für eine Freeware-Lösung, die von einer freiwilligen Community entwickelt wird. In diesem Fall tragen Sie selbst die Verantwortung dafür, dass die Software immer aktuell, sicher und rechtskonform ist. Entscheiden Sie sich stattdessen für den Erwerb eines kostenpflichtigen DMS, dann erhalten Sie eine Software, für deren Aktualität und Sicherheit der Entwickler verantwortlich ist. Achtung: Kosten für die nötige IT-Infrastruktur bzw. die Internetverbindung fallen immer an. Bedenken Sie ferner: Wer hier an der falschen Stelle spart, kann schnell auf großen Unkosten sitzenbleiben.

  2. Wieviel Verantwortung wollen Sie übernehmen?
    Wollen und können Sie selbst die Verantwortung für die IT-Infrastruktur tragen? Wenn das DMS auf einem Server in Ihrem Besitz installiert ist, haben Sie die Kontrolle über alle Daten und können die Software oft genau an Ihre Anforderungen anpassen. Allerdings sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass regelmäßig Updates, Backups etc. durchgeführt werden. Bei einem cloudbasierten DMS sind alle Daten in der Cloud gespeichert. Ihr Unternehmen muss lediglich über eine dauerhafte Internetverbindung verfügen. Die Verantwortung für die Aktualität des DMS liegt bei dessen Anbieter.

  3. Wie wichtig sind Kontrolle und Sicherheit?
    Arbeitet Ihr Unternehmen mit besonders empfindlichen Daten, dann sollte die Sicherheit bei der Auswahl des DMS im Vordergrund stehen. Entscheiden Sie sich für eine cloudbasierte DMS-Lösung, bei der Daten online abgelegt werden, geben Sie ein Stück Kontrolle an den Betreiber des DMS-Servers ab. Andererseits tragen Sie bei einem lokalen DMS selbst die Verantwortung dafür, dass die Daten vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind.

  4. Soll das DMS auch mobil nutzbar sein?
    Sind Ihre Mitarbeiter häufig unterwegs, kann es von Vorteil sein, wenn das DMS auf einen mobilen Zugriff ausgelegt ist. In diesem Fall handelt es sich häufig um cloudbasierte Dokumentenmanagement-Programme, die per App direkt von einem Smartphone oder Tablet aus benutzt werden können.

  5. Wer soll das DMS nutzen?
    Je nachdem, welche Abteilungen Ihres Unternehmens mit der Dokumentenmanagement-Software arbeiten sollen, werden unterschiedliche Funktionen benötigt. Soll das DMS lediglich in der Personalverwaltung und der Buchhaltung zum Einsatz kommen, genügt ein kleineres Programm mit eingeschränktem Umfang. Soll es hingegen als Komplettlösung im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommen, dann benötigen Sie ein leistungsstarkes System, das als „Allrounder“ die Anforderungen aller Abteilungen erfüllt. Natürlich müssen auch alle Mitarbeiter entsprechend im Umgang mit dem DMS geschult werden.

  6. Welche Schnittstellen zu anderen Programmen werden benötigt?
    Damit das DMS eine wirkliche Bereicherung für Ihr Unternehmen ist, sollte es reibungslos mit der restlichen Software zusammenarbeiten. Schnittstellen zur in Ihrem Unternehmen verwendeten Software sollten entweder bereits von vornherein vorhanden sein oder vom Hersteller der DMS-Software ergänzt werden können.
Anhand Ihrer Antworten ist nun klar, ob für Ihr Unternehmen ein kostenpflichtiges oder ein Freeware-DMS infrage kommt, ob die Dokumente auf einem lokalen Server oder in der Cloud gespeichert werden sollten, und welche Schnittstellen und Funktionen vorhanden sein müssen. Nun können Sie gezielt Anbieter von Dokumentenmanagement-Software ansprechen.

Bei der Menger Group finden Sie ein Dokumentenmanagementsystem, das exakt auf den Bedarf in Ihrem Unternehmen zugeschnitten wird – einschließlich mobiler Verfügbarkeit, Schnittstellen zu einer Vielzahl von Datenbanken und CAD-Programmen sowie Einbindung in Ihr Kennzeichnungssystem. Kontaktieren Sie uns!