Unser Weg zu einem benutzbaren technischen Anlagenarchiv

Durch eine Reorganisation Ihres Papierarchivs stellen wir sicher, dass Ihre Dokumentation in Ordnung kommt und das Auffinden von Informationen zukünftig so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt.

Schritt 1 der Reorganisation: Die Analyse

Wir prüfen den Status Quo. Dazu analysieren wir Ihr vorhandenes Archiv und seine Struktur. Wir finden heraus, wie Sie Ihr Archiv in der Vergangenheit aufgebaut haben.

• Wieviele Ordner sind enthalten?
• Wie viele lose Dokumente gibt es?
• Wie viele große Zeichnungen und Pläne in gerollter Form sind vorhanden?
• Gibt es Mikrofilme und andere Medien, auf denen Informationen enthalten sind?

Am Ende dieses ersten Schrittes erhalten Sie einen Abschlussbericht, der bescheibt, aus welcher Ausgangslage heraus wir unsere Optimierung vornehmen.

Schritt 2 der Reorganisation: Wir erstellen Archivrichtlinien

Die Archivrichtlinien legen fest, wie Ihr zukünftiges Archiv aufgebaut sein wird. Darin enthalten sind bauliche Vorschriften zur:

• Installation von Wasserlöschanlagen
• Installation von wasserführenden Leitungen
• Verhinderung von Lichteinfall
• Standsicherung von Ablagemitteln wie Regalen und Schränken
• Verhinderung von Ungezieferbefall
• Sicherung durch feuerfeste Türen
• Sicherung durch verschließbare Türen

Außerdem regeln wir hier Themen, die sich aus der physischen Beschaffenheit von Dokumenten ableiten, wie:

• Hilfsmittel gegen Verrutschen der Ordner
• Zugriffsregelung durch einen bestimmten Personenkreis
• Lagerung von Originaldokumenten wie Röntgenfilme, Lichtpausen oder Thermokopien in lichtdichten Behältern

Auch der Prozess der Archivierung selbst wird geregelt. Dabei geht es unter anderem um die Struktur der Dokumentenablage nach Teildokumentationen und Kennzeichen. Auch die Beschriftung der Ablagemittel ist Teil dieses Schrittes.

Schritt 3 der Reorganisation: die Ausführung

Nun stellen wir alle Dokumente zu einem Thema aller Findorte zusammen. Damit ist im Prinzip eine thematische Ordnung gemeint. Im Anschluss werden alle Dokumente zu einem Thema geprüft. Dabei wird die Aktualität untersucht, eventuell fehlende Kennzeichen werden durch Nachkennzeichnung ergänzt und verschiedene Dokumente zum gleichen Thema werden auf die aktuelle Version vereinzelt. Im Zuge der Archivierung legen wir dann letztlich fest, welche Dokumente an welcher Stelle abgelegt werden: in welchem Fach welchen Regals. Zum Schluss wird jedes Dokument mit seinem Ablageort im Dokumenten­managementsystem registriert. Ab diesem Zeitpunkt kann auch eine Digitalisierung der Dokumente mit entsprechender Verlinkung zum DMS stattfinden.