Softwarelösungen für Instandhaltung
So wird die Instandhaltung effizienter und günstiger
Passgenaue Softwarelösungen optimieren die Instandhaltung
Zur Instandhaltung gehören alle Maßnahmen, welche die Funktionsfähigkeit von Maschinen und Anlagen in einem Unternehmen erhalten, entweder durch vorbeugende Wartung oder durch Reparaturen, nachdem eine Fehlfunktion eingetreten ist.
Spezielle Software für die Instandhaltung in der Industrie, auch als Instandhaltungsplanungssystem (IPS) bezeichnet, unterstützt Ihr Unternehmen bei der Planung und Durchführung dieser Aufgaben. So wird insbesondere die vorbeugende Instandhaltung, mit der das Auftreten von Schäden und Störungen von vornherein vermieden werden soll, effizienter gestaltet. Langfristig sinken dadurch die Instandhaltungskosten und die Verfügbarkeit von Anlagen und Maschinen steigt. Zudem verfügt gute Instandhaltungssoftware auch über die Möglichkeit, durchgeführte Maßnahmen zu dokumentieren, und schafft somit Rechtssicherheit.
Was leistet eine gute Instandhaltungssoftware?
Wie umfangreich die Instandhaltungssoftware sein sollte, ist immer unternehmensabhängig. So benötigt zum Beispiel ein Unternehmen im Anlagenbau eine andere Software zur Instandhaltung seiner Maschinen als ein Energieerzeuger. Es gibt sowohl kompakte, kostengünstige Softwarelösungen, die lediglich grundlegende Funktionen zur Planung von Instandhaltungsmaßnahmen bieten, als auch umfassende Speziallösungen, die genau an die Ansprüche Ihres Unternehmens angepasst sind. Letztere verfügen meist über ein deutlich größeres Spektrum von Leistungen. Dazu gehören zum Beispiel:
- die Ablage von Stammdaten zu Maschinen und Anlagen (Pläne, Handbücher etc.)
- eine Übersicht über Verfügbarkeit und Qualifikationen von Mitarbeitern der Instandshaltung
- eine Übersicht über verfügbares Material und Werkzeuge
- eine Daten- und Schwachstellenanalyse
- das Erfassen von Unternehmensaktivitäten, um den Zeitpunkt von Instandhaltungsmaßnahmen entsprechend zu planen
- die Verknüpfung von Informationen
- eine rechtssichere Dokumentation durchgeführter Maßnahmen
Außerdem verfügt hochwertige Instandhaltungssoftware in der Regel über eine große Zahl von Schnittstellen zu externen Systemen, darunter ERP-Systeme, Office-Anwendungen, Datenbanken und mehr. Die Anbindung an Systeme, welche die zu wartenden Maschinen und Anlagen direkt überwachen (z. B. mithilfe von Sensoren), ermöglicht es der Software zudem, Probleme frühzeitig zu erkennen und automatisch die geeigneten Instandhaltungsmaßnahmen einzuleiten.
Besondere Anforderungen Ihres Unternehmens lassen sich oft auch als Einzelfall-Lösungen realisieren. Zudem ist in der Regel auch ein mobiler Zugriff auf die Software möglich, damit den Mitarbeitern der Instandhaltung alle wichtigen Informationen direkt vor Ort zur Verfügung stehen.
So finden Sie die passende Instandhaltungssoftware für Ihr Unternehmen
Die Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung zur Instandhaltung sollten Sie von den jeweiligen Anforderungen Ihres Unternehmens abhängig machen. Denn nicht jede Software ist für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Für kleine Betriebe mit nur wenigen Mitarbeitern und einer überschaubaren Anzahl von Maschinen genügt oft bereits eine Standardlösung, die die wichtigsten Funktionen bietet und die häufig in einem günstigen Abo-Modell gegen eine monatliche Gebühr erhältlich ist.
Größere Unternehmen sollten zunächst ihren genauen Bedarf ermitteln und festlegen, über welchen Leistungsumfang die Software verfügen muss. Anschließend können Sie Softwarelösungen verschiedener Anbieter vergleichen und diejenige auswählen, die am besten zu Ihnen passt.
Erfassen Sie Ihren individuellen Bedarf
Um den Bedarf Ihres Unternehmens zu ermitteln, legen Sie zunächst fest, was genau Sie mit dem Einsatz der Software erreichen wollen: Soll zum Beispiel der Zeitaufwand der Instandhaltung sinken? Oder deren Kosten? Oder sollen mithilfe der Software die Anlagenverfügbarkeit und somit die Produktivität des Unternehmens gesteigert werden? Wenn Sie genau wissen, zu welchem Zweck Sie die Software einsetzen wollen, können Sie deren Leistungsumfang entsprechend auswählen.
Beantworten Sie außerdem folgende Fragen, um Ihren Bedarf einzugrenzen:
- Welche Schnittstellen zu bereits vorhandener Software müssen vorhanden sein, damit die Instandhaltungssoftware optimal in die Abläufe im Unternehmen integriert werden kann?
- Soll die Software auch mobil verfügbar sein, z. B. per Smartphone oder Tablet?
- Soll die Software auf einem unternehmenseigenen Server installiert werden oder ziehen Sie eine cloudbasierte Lösung vor?
Entscheiden Sie außerdem, wie viele Mitarbeiter die Software verwenden sollen und ob diese an mehreren Standorten zum Einsatz kommen soll? Hieraus ergibt sich, ob Sie lediglich Einzellizenzen, eine Standortlizenz oder eine Unternehmenslizenz benötigen, was Einfluss auf die Kosten hat.
Legen Sie fest, was die Software leisten soll
Selbstverständlich sollte eine gute Software für die Instandhaltung über die bereits erwähnten, grundlegenden Funktionen verfügen. Oft können aber noch zahlreiche weitere Leistungen integriert werden. Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind, können zum Beispiel auch folgende Funktionen bieten:
- automatisches Einplanen sich wiederholender Instandhaltungstermine
- Erinnerungsfunktion (z. B. einen Monat bevor eine turnusmäßige Wartung fällig ist)
- automatisches Erfassen und Melden von Störungen
- automatisches Einleiten von Instandhaltungsmaßnahmen, wenn Störungen erkannt werden
- Management relevanter Dokumente (z. B. Wartungsverträge, Checklisten)
- Personalplanung und Ersatzteilmanagement direkt in der Instandhaltungssoftware
- Übersicht über durchgeführte Maßnahmen
- rechtssichere Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen
Hinzu kommen Service-Leistungen des Software-Anbieters, wie etwa:
- Erreichbarkeit rund um die Uhr
- Vor-Ort-Support
- Schulung Ihrer Mitarbeiter zum Einsatz der Software
Legen Sie fest, welche Funktionen Sie von Ihrer Instandhaltungssoftware erwarten, welche zusätzlichen Leistungen nach Möglichkeit enthalten sein sollten und welchen Service Sie sich wünschen. Nun können Sie die Softwarelösungen verschiedener Anbieter miteinander vergleichen und diejenige auswählen, die am besten passt.
Haben Sie noch zusätzliche Wünsche, die im standartmäßigen Angebot nicht enthalten sind, sprechen Sie diese am besten direkt beim Anbieter an. Häufig ist gegen einen Aufpreis eine Anpassung der Software möglich. Möchten Sie sich außerdem die Option offenhalten, das System später zu erweitern, dann entscheiden Sie sich am besten für eine Software mit modularem Aufbau, denn diese lässt sich meist flexibel um weitere Funktionen ergänzen.
Integrieren Sie die Software ins Unternehmen
Haben Sie eine passende Software für die Instandhaltung in Ihrem Unternehmen gefunden und wurde diese gegebenenfalls vom Hersteller an Ihre Wünsche angepasst, folgt zum Abschluss die Einführung in Ihr Unternehmen. Eine Schulung für Ihre Mitarbeiter sollte mit zum Leistungspaket dazugehören, damit diese alle Funktionen der Software sowie deren Anwendung kennenlernen. Denn je leichter Ihren Mitarbeitern die Bedienung der Instandhaltungssoftware fällt, desto besser wird diese angenommen und desto größer ist auch ihr Nutzen für das Unternehmen.
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