Anforderungen, Ziele und Normen im Dokumentenmanagement
Durch modernes Dokumentenmanagementarbeitet Ihr Unternehmen effizienter. Der Beitrag erklärt, welche Anforderungen das Dokumentenmanagement erfüllen muss.
Was ein gutes Dokumentenmanagementsystem leisten kann
Digitales Dokumentenmanagement macht Ihr Unternehmen effizienter
In einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen anfallen, an einem zentralen Ort abgelegt und archiviert. Das fordern sogar diverse Normen, Gesetze und Verordnungen. Das Vorgehen ermöglicht ein schnelles Auffinden von Informationen und stellt sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen können. So lassen sich durch modernes Dokumentenmanagement verschiedene Ziele erreichen:
Gesteigerte Produktivität
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, jederzeit auf alle wichtigen Unterlagen zuzugreifen. Wertvolle Arbeitszeit wird nicht mehr damit verschwendet, im Archiv nach Dokumenten zu suchen. Stattdessen können sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, was die Arbeitsgeschwindigkeit und Produktivität im Unternehmen steigert.
Verbessertes Qualitätsmanagement
Das digitale Dokumentenmanagement trägt dazu bei, Fehler bei der Arbeit zu vermeiden. Ist sich ein Mitarbeiter zum Beispiel bei der Bedienung einer Maschine, bei den Anforderungen eines Auftrags oder auch hinsichtlich einer Norm unsicher, dann findet er im DMS in kürzester Zeit die relevanten Unterlagen, die seine Fragen beantworten.
Zudem ist durch den Einsatz eines DMS sichergestellt, dass sämtliche Unterlagen immer in aktueller Version vorliegen. Es ist also gar nicht mehr möglich, dass Mitarbeiter mit teils veralteten oder widersprüchlichen Dokumenten arbeiten, wodurch sich Fehler einschleichen können. Somit wird auch die Qualitätssicherung durch das Dokumentenmanagement erleichtert.
Effizientere Teamarbeit
Die innovativsten Ideen und besten Lösungen entstehen oft im Team. Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit zum Beispiel beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Ob es sich dabei um eine Betriebsanweisung, ein Handbuch oder die CAD-Konstruktion eines neuen Werkstücks handelt – dank der automatischen Versionierung von Dokumenten ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen und welchen Beitrag zum Projekt geleistet hat.
Außerdem ermöglicht die Kommentarfunktion Ihren Mitarbeitern, Anmerkungen und Hinweise an Dokumente anzufügen, ohne dadurch deren Inhalt zu verändern. So wird wertvolles Wissen nicht nur direkt ausgetauscht, sondern ist ebenfalls im DMS abgelegt und jederzeit wieder verfügbar.
Reduzierte Kosten
Durch digitales Dokumentenmanagement werden in Ihrem Unternehmen an mehreren Stellen die Kosten gesenkt. Zum einen, weil durch die höhere Qualität der Arbeit weniger Fehler entstehen, die zu vermeidbaren Mehrkosten führen können. Zum anderen aber auch, weil wichtige Dokumente von Ihren Mitarbeitern nicht mehr ausgedruckt werden müssen, um jederzeit zur Hand zu sein. Das senkt die Druckkosten und mindert zugleich auch noch den Papierverbrauch und den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens. Außerdem sinkt der Platzbedarf, weil Aktenschränke und das Papierarchiv wegfallen.
Mehr Rechtssicherheit
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems schafft in Ihrem Unternehmen zusätzliche Rechtssicherheit. Denn in der Regel ist eine DMS-Software so gestaltet, dass beim digitalisierten Dokumentenmanagement DoGB-Regeln und DIN-Normen automatisch eingehalten werden. Steuerrechtlich relevante Dokumente werden zum Beispiel immer so verwaltet und archiviert, dass alle Anforderungen des Gesetzgebers hinsichtlich Datensicherheit, Verfahrensdokumentation etc. eingehalten sind.
In manchen Branchen ist der Einsatz eines DMS auch außerhalb des steuerrechtlichen Kontexts verpflichtend. So schreiben etwa die „Good Manufacturing Practice“-Standards (GMP) ein Dokumentenmanagement bei der Produktion von Lebens- und Futtermitteln, Medikamenten und Kosmetika vor, damit eine hohe Qualität der hergestellten Produkte nachgewiesen werden kann.
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Anforderungen an die Dokumentenmanagement-Software
Um all diese Ziele in die Tat umzusetzen, muss eine Dokumentenmanagement-Software zahlreichen Anforderungen genügen. Zwar hat jedes Unternehmen einen ganz spezifischen Bedarf an Leistungen, über folgende wichtige Funktionen sollte Ihr DMS aber unbedingt verfügen, damit sein Einsatz Ihr Unternehmen effizienter und produktiver macht:
Versionierung von Dokumenten
Arbeiten mehrere Personen an einem Projekt und greifen dabei auf dieselben Dokumente zu, kann das schnell im Chaos enden: Ein Mitarbeiter lädt sich zum Beispiel eine CAD-Datei auf seinen Computer herunter, nimmt daran Veränderungen vor und stellt anschließend die neue Version in das Firmennetzwerk ein. Zur gleichen Zeit hat aber bereits ein Kollege Änderungen an derselben Datei vorgenommen. Nun liegen zwei Versionen des ursprünglichen CAD-Dokuments mit verschiedenen Änderungen vor, welche manuell nachverfolgt und zusammengeführt werden müssen.
Solche Probleme gehören beim digitalen Dokumentenmanagement dank automatischer Versionierung der Vergangenheit an. Jedes Dokument wird im DMS mit einer fortlaufenden Versionsnummer versehen, aus der eindeutig hervorgeht, welche Version des Dokuments die aktuelle ist und welcher Mitarbeiter daran welche Änderungen vorgenommen hat. In vielen DMS wird außerdem der Zugriff auf Dokumente, die sich derzeit in Bearbeitung befinden, für andere Mitarbeiter gesperrt. Erst, wenn die Bearbeitung beendet ist, kann ein anderer Mitarbeiter eigene Änderungen am Dokument vornehmen. Es gibt somit zu keinem Zeitpunkt mehr widersprüchliche Versionen desselben Dokuments.
Revisionssichere Archivierung
Alte Versionen eines Dokuments werden in einem DMS nicht etwa automatisch gelöscht. Vielmehr wandern sie beim Erstellen einer neuen Version in das digitale Archiv des Dokumentenmanagement-Programms. Diese Archivierung ermöglicht es, auch zu einem späteren Zeitpunkt noch auf ältere Versionen wichtiger Dokumente zuzugreifen, um so zum Beispiel den genauen Wortlaut einer alten Betriebsanweisung zu prüfen. Falls einmal versehentlich eine Änderung an einem Dokument vorgenommen wurde, die rückgängig gemacht werden soll, dann ist auch das durch die Archivierung problemlos möglich.
Zugleich ist das Archiv des Dokumentenmanagement-Programms revisionssicher. Das bedeutet, dass archivierte Versionen eines Dokuments nicht mehr verändert werden können. Insbesondere beim Umgang mit steuerrechtlich relevanten Unterlagen ist dies von großer Bedeutung, denn hier verlangt der Gesetzgeber unter anderem, dass alle Dokumente jederzeit verfügbar sein müssen, etwa wenn eine Betriebsprüfung vorgenommen werden soll. Ein DMS sollte daher unbedingt so aufgebaut sein, dass es die entsprechenden Vorgaben zum Dokumentenmanagement in der GoBD einhält und den DIN-Normen zum Dokumentenmanagemententspricht.
Verschlagwortung und Volltextsuche
Damit ein Dokument jederzeit wieder auffindbar ist, muss es über die Suchfunktion des DMS gefunden werden können. Am leichtesten gelingt dies mithilfe der Indexierung bzw. Verschlagwortung im Dokumentenmanagement-Programm. Dabei werden einem Dokument bei der Ablage im DMS Schlagworte zugeordnet, die seinem Inhalt entsprechen. So kann zum Beispiel das Handbuch zu einer Maschine als Schlagworte den Namen und die Kennnummer der Maschine, deren Hersteller und das Wort „Handbuch“ erhalten. Um später auf dieses Handbuch zugreifen zu können, genügt es, die Dokumente im DMS nach einem dieser Schlagwörter zu filtern. Viele DMS sind in der Lage, Dokumente automatisch mit sinnvollen Schlagworten zu versehen. Zusätzlich gibt es aber auch die Möglichkeit, manuell bestimmte Schlagworte hinzuzufügen.
Eine andere Möglichkeit, ein bestimmtes Dokument wiederzufinden, ist die Volltextsuche. Die Dokumentenmanagement-Software durchsucht dabei den Text sämtlicher Dokumente nach dem eingegebenen Suchbegriff. So werden auch Begriffe gefunden, die nicht als Schlagwort suchbar sind.
Digitalisierung analoger Unterlagen
Wird erstmals ein Dokumentenmanagementsystem in einem Unternehmen eingeführt, bedeutet dies meist auch, dass viele Unterlagen noch in analoger Form, zum Beispiel als Ausdruck, vorliegen. Um diese ebenfalls im DMS ablegen bzw. archivieren zu können, müssen sie zunächst digitalisiert werden. Das geschieht durch das Scannen der jeweiligen Dokumente, woraufhin diese zunächst als Bilddatei vorliegen. Textelemente in diesen Scans können mithilfe eines OCR-Programms (OCR: Optical Character Recognition, Texterkennung) vom Computer erfasst und ausgewertet werden. So wird zum Beispiel ein eingescannter Brief als Rechnung eines Partnerunternehmens erkannt und, mit den entsprechenden Schlagwörtern versehen, im DMS abgelegt. Die erfassten Texte können außerdem mit der Volltextsuche des DMS durchsucht werden.
Vorteilhaft ist es, wenn eine Software zum Dokumentenmanagement auch die Digitalisierung von technischen Zeichnungen beherrscht. Auch hierbei kommt OCR-Technologie zum Einsatz, die Textelemente, wie zum Beispiel Beschriftungen, in den Zeichnungen erfasst und für die Verschlagwortung oder die Volltextsuche im DMS verwendbar macht.
Die Checkliste für Dokumentenmanagement-Programme
Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen durch digitales Dokumentenmanagement noch effizienter und produktiver zu gestalten, sollten Sie bereits bei der Auswahl des DMS verschiedene Punkte berücksichtigen. Um das passende Dokumentenmanagementsystem zu finden, prüfen Sie zunächst Ihren Bedarf:
- Welche Abteilungen sollen mit dem DMS arbeiten?
Wenn das DMS abteilungsübergreifend im gesamten Unternehmen eingesetzt werden soll, dann wird ein vielseitigeres System benötigt, als wenn Sie lediglich planen, die Buchhaltung zu digitalisieren. Je nachdem, welche Anforderungen an das DMS gestellt werden, sind unterschiedliche Dokumentenmanagement-Lösungen geeignet. - Welche technischen Anforderungen stellen Sie?
Kann die IT-Abteilung Ihres Unternehmens das DMS betreuen oder soll der Hersteller diese Aufgabe übernehmen? Soll das DMS auch mobil, zum Beispiel mit einem Smartphone oder Tablet, nutzbar sein? Und dürfen Dokumente in der Cloud gespeichert werden oder ist eine Sicherung auf unternehmenseigenen Servern notwendig? Von Ihren Antworten ist abhängig, welche Art von Dokumentenmanagement-Software für Ihr Unternehmen infrage kommt. - Welche Gesetze, Verordnungen und Normen sind für Ihr Unternehmen im Hinblick auf die Zielmärkte und damit sowohl für die Produktion als auch die Verwaltung wichtig?
Ein kostenpflichtiges DMS kann vom Anbieter ganz individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden. So sind Sie jederzeit in der Lage, alle Anforderungen Ihrer spezifischen Zielmärkte im Blick zu behalten und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Sie schaffen somit problemlos die erforderlichen Zertifizierungen, um höchstes Vertrauen bei Ihren Kunden zu genießen.
Haben Sie ein DMS gefunden, das Ihren Ansprüchen genügt, prüfen Sie anschließend, ob es die oben genannten Anforderungen an das Dokumentenmanagement erfüllt. Denn nur, wenn ein DMS Dokumente automatisch versioniert, alte Versionen revisionssicher archiviert und wenn alle Dokumente jederzeit per Schlagwort- oder Volltextsuche gefunden werden können, ist es für den Einsatz in Ihrem Unternehmen geeignet. Gleiches gilt für die Fähigkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren, um so den gesamten Dokumentenbestand ins DMS aufzunehmen. Um die Digitalisierung zu erleichtern, sollte das DMS deswegen auch über Schnittstellen zu den bereits genutzten Programmen verfügen. Zu nennen wäre hier beispielsweise eine DATEV-API, eine CRM-Schnittstelle oder ein Interface zu CAD-Programmen.
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