Die technische Dokumentation: Qualitätsmanagement und seine Richtlinien
Eine technische Dokumentation gehört zum Qualitätsmanagement, denn sie muss strenge Anforderungen erfüllen. Mehr darüber lesen Sie in unserem Beitrag.
Qualitätssicherung in Anlagen-Dokumenten
Die Anforderungen an die Qualität von Maschinen und Anlagen sind hoch. Das schließt auch die technische Dokumentation als Teil des Produktes mit ein. Gute Benutzerinformationen ermöglichen dem Betreiber nicht nur eine sichere Anwendung, sondern schützen den Hersteller im Unfall oder Schadensfall auch vor Regressansprüchen. Zugleich trägt ein professionelles Qualitätsmanagement einer technischen Dokumentation auch nachweislich zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Ob Montage- oder Betriebsanleitungen, Risikobeurteilungen oder Sicherheitshinweise – sie alle unterliegen bestimmten Qualitätskriterien. Drei wesentliche Faktoren machen eine ausgezeichnete technische Dokumentation aus. Sie sollte zielgruppengerecht, haftungssicher und anlagenspezifisch sein. Was diese Qualitätsmerkmale genau beinhalten und welche Normen und Richtlinien beim Erstellen zu beachten sind, erfahren Sie bei der Menger Group.
Was bedeutet Qualität in der Wirtschaft?
Eine technische Dokumentation unterliegt hohen Qualitätsstandards. Was bedeutet das konkret? Das Wort „Qualität“ hat seine Wurzeln im lateinischen qualitas, was „Beschaffenheit“, „Zustand“ oder „Eigenschaft“ bedeutet. Im Deutschen meint Qualität zum einen die Gesamtheit der Merkmale und Eigenschaften eines Produktes, Prozesses oder Systems. Zum anderen ist Qualität eine positive Wertung, beschreibt also die Güte oder Klasse. In der Wirtschaft dient der Qualitätsbegriff als wichtigster Faktor für die Kundenzufriedenheit. Und so hat auch das Qualitätsmanagement eines Unternehmens zum Hauptziel, Produkte, Prozesse und Dienstleitungen im Sinne des Kunden zu optimieren. Das umfasst beispielsweise eine einfache und intuitive Bedienbarkeit, eine möglichst lange Nutzungsdauer und auch eine professionelle technische Dokumentation. Denn auch die Vermeidung von Fehlern ist ein klares Ziel des Qualitätsmanagements.
Qualitätsmerkmale technischer Dokumentationen
Die Bedienungsanleitung bildet den Standard der externen technischen Dokumentation. Sie enthält Schritt-für-Schritt-Anweisungen sowie Bedienkonzepte, welche den richtigen Umgang mit einer Maschine oder Anlage erklären. Es sind drei wesentliche Qualitätsmerkmale, die eine Bedienungs- oder Betriebsanleitung erfüllen muss. Sie sollte zielgruppengerecht, haftungssicher und anlagenspezifisch sein.
- Was bedeutet „zielgruppengerecht“?
- Übersichtliche Struktur
- Klare und verständliche Sprache
- Bedienung unmissverständlich erklären
- Mit visuellen Elementen arbeiten
- Übersichtliche Struktur
- Was bedeutet „haftungssicher“?
- Gesetzliche Vorgaben, Sicherheitsrichtlinien und EU-Bestimmungen einhalten
- Terminologiedatenbank, Dokumentenmanagement und Translation-Memory-Systeme nutzen
- Was bedeutet „anlagenspezifisch“?
- Allgemeine Beschreibung der Maschine und Anlage
- Erläuterungen zur Funktionsweise
- Verfassen einer Betriebsanleitung
- Technische Zeichnungen und Schaltpläne
Qualitätsmanagement: diese Normen, Gesetze und Richtlinien gelten
Hersteller technischer Anlagen müssen sich verpflichtend an bestimmte Richtlinien halten, die durch Gesetze und Vorschriften vorgegeben werden. Laut dem Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) und Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) muss der Hersteller im Falle eines Schadens oder einer Havarie haften. Das passiert auch, wenn die technische Dokumentation bestimmte Qualitätskriterien nicht erfüllt, also mangelhaft ist und damit die Sicherheit einer Anlage gefährdet. Normen dienen dazu, einheitliche Standards zu schaffen – für Produkte, Verfahren, Dienstleistungen und Benennungen. Als wichtigste Norm für die technische Dokumentation gilt die DIN EN 82079-1. Sie beschreibt, was bei der „Erstellung von Gebrauchsanleitungen“ beachtet werden muss, etwa eine bestimmte Strukturierung der Informationen und die inhaltliche Aufbereitung sowie die Darstellung. Als weitere Norm in technischen Dokumentationen kommt die ANSI Z535.6 zum Tragen, die sich auf das korrekte Darstellen von Warn- und Sicherheitshinweisen bezieht. Die beiden genannten Normen sind allen Technischen Redakteuren in der Regel geläufig. Bei auftragsspezifischen Produktnormen ist hingegen eine sorgfältige Vorarbeit beziehungsweise Einarbeitung nötig. Wird eine technische Dokumentation in mehrere Sprachen übersetzt, kommt die DIN EN ISO 17100 zum Tragen.
Die Normenreihe DIN EN ISO 9000ff und ihre Bedeutung für das Qualitätsmanagement
Als so genannte Qualitätsmanagement–Norm gilt die Reihe DIN EN ISO 9000-9004. Sie ist eine deutsche Norm, die auf der internationalen ISO-Norm aufbaut. Sie dient als Standard für ganzheitliches und prozessorientiertes Qualitätsmanagement. Die DIN EN ISO 9000 definiert Grundlagen, Begriffe und Anforderungen für Qualitätsmanagementsysteme in einem Unternehmen. Diese sind sowohl als Informationen für den Hersteller selbst von Bedeutung als auch zum Nachweis von bestimmten Standards gegenüber Dritten, also den Nutzern einer Anlage. Der Nachweis wird durch ein Zertifikat erbracht, welches eine unabhängige Zertifizierungsstelle ausstellt. Auch technische Dokumentationen werden anhand dieser Normenreihe erstellt. Hierbei erfolgt eine Unterteilung in Qualitätsanforderungsdokumente und Qualitätsaufzeichnungen. Zu ersteren zählen beispielsweise Arbeitsanweisungen, letztere dienen als Nachweis für die Erfüllung festgelegter Qualitätsanforderungen.
Bei der Erstellung Ihrer technischen Dokumentation als wichtigem Bestandteil Ihres Qualitätsmanagements finden Sie bei der Menger Group professionelle Unterstützung. Wir bieten Ihnen rund um die elektronische Anlagendokumentation und das Dokumentenmanagement fundierte Dienstleistungen und Software-Lösungen. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf, gern beraten wir Sie ausführlich.