Definition technische Dokumentation: Was ist das?
Der Begriff Technische Dokumentation ist definiert als strukturierte Informationen zum Betrieb einer Maschine oder technischen Anlage. Näheres erfahren Sie in unserem Beitrag.
Strukturierte Anweisungen für den Betrieb: Technische Produkte beschreiben & Abläufe dokumentieren
Um detailliert über ein Produkt zu informieren und den Nutzer über den fehlerfreien Umgang mit diesem zu instruieren, kommen in Betrieben technische Dokumentationen zum Einsatz. Diese werden zielgruppenspezifisch ausgelegt und müssen bestimmten, klar definierten Anforderungen genügen. Sie sind aus mehreren Gründen für ein produzierendes Unternehmen essentiell, nicht zuletzt, um es rechtlich gegen Schadensansprüche abzusichern. Gemeinhin wird noch einmal zwischen interner und externer technischer Dokumentation unterschieden, die jeweils bestimmte Arten von Dokumenten beinhalten. Was die Definition des Begriffs „technische Dokumentation“ genau beinhaltet, wo sie zum Einsatz kommt und welche Kriterien sie erfüllen muss, erklären wir Ihnen an dieser Stelle gerne.
Definition: Was ist eine technische Dokumentation?
Laut Definition beinhaltet eine technische Dokumentation alle Informationen, die vom Hersteller oder Vertreiber parallel zur Entstehung und zum Produktlebenszyklus eines technischen Erzeugnisses erstellt werden. Dabei deckt die Definition des Begriffes „technisches Erzeugnis“ eine große Bandbreite ab. Diese reicht vom Stabmixer bis zum hochkomplexen Kraftwerk.
Die technische Dokumentation umfasst also alle Dokumente, die während des Produktlebens entstehen – von Entwicklungsplänen, über Protokolle, Anweisungen, Gebrauchsanleitungen bis hin zur Stilllegung beziehungsweise Entsorgung. Technische Dokumentationen beschreiben das Produkt bzw. die Anlage detailliert und geben Anleitungen zu Wartung, Nutzung oder Reparatur. Sie richten sich an bestimmte Zielgruppen, sichern den Hersteller haftungsrechtlich ab und dienen der gesetzlich geforderten Archivierung von Informationsinhalten. Nach VDI 4500 wird bei der technischen Dokumentation ein Unterschied zwischen interner und externer technischer Dokumentation gemacht:
Wie ist die Interne technische Dokumentation definiert?
Laut Definition beinhaltet die interne technische Dokumentation die interne Archivierung von produktrelevanten Dokumenten, um nachzuweisen, dass alle rechtlichen Pflichten eingehalten wurden. Hier steht der gesamte Produktlebenszyklus im Fokus, der von der Produktplanung, über die Entwicklung, Markteinführung und Produktbeobachtung reicht. Er endet erst, wenn das Produkt eingestellt wird. Diese Informationen bleiben in der Regel im Unternehmen, also beim Hersteller, der sie ständig aktualisiert. Beispiele für die interne technische Dokumentation sind Berechnungsunterlagen, Pflichtenhefte, technische Zeichnungen, Fertigungsunterlagen, Versuchsberichte und Nachweise der Qualitätssicherung. Für die interne Dokumentation ist für gewöhnlich die Entwicklungs- und Konstruktionsabteilung zuständig.
Wie ist die externe technische Dokumentation definiert?
Die externe technische Dokumentation ist für den Betreiber und Benutzer von Maschinen und Anlagen bestimmt. Sie gewährleistet, dass das Produkt sicher und entsprechend seiner Bestimmung in Betrieb genommen, genutzt, gewartet und entsorgt wird. Für die externe Dokumentation ist in der Regel ein technischer Redakteur verantwortlich. Sie wird überdies in die Sprache der Anwender übersetzt. Zu den geläufigsten Formen der externen technischen Dokumentation gehören Installations- und Montageanleitungen, Gebrauchsanweisungen, Benutzerhandbücher, Serviceanleitungen und Tutorials.
Was sind Nutzen und Vorteile einer Technischen Dokumentation?
Eine professionelle technische Dokumentation dient einem Unternehmen zu einer möglichst weitgehenden Absicherung vor Schadensersatzansprüchen. Sollte ein Nutzer durch eine Maschine oder Anlage zu Schaden kommen, kann der Hersteller im Idealfall auf die technische Dokumentation verweisen, welche genaue Handlungsanweisungen enthält, um Unfälle zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil liegt in der Verringerung von Reklamationen und Garantiefällen. Fachmännisch erstellte technische Dokumentationen definieren genaue Prozessschritte für die Benutzung und helfen so, Fehlbedienungen zu vermeiden. Gut strukturierte Gebrauchsanleitungen reduzieren Support-Anfragen und ermutigen den Benutzer überdies, das Produkt mit all seinen Funktionen zu nutzen. Für den Hersteller ist eine fundierte, optimal informierende technische Dokumentation auch ein unterstützendes Marketinginstrument, denn sie unterstreicht die Professionalität des Unternehmens und lässt den Kunden die Marke positiver wahrnehmen. Zudem sind zielgruppengerecht aufbereitete Informationen eine nützliche Unterstützung für Schulungen und den Vertrieb. Technische Dokumentationen lassen sich immer wieder verwenden, da sie durch ihr digitales Format kontinuierlich angepasst und auf den aktuellen Stand gebracht werden können.
Welche Kriterien muss eine technische Dokumentation erfüllen?
Technische Dokumentationen müssen verschiedenen Anforderungen gerecht werden. Gesetze und Vorschriften geben Herstellern technischer Erzeugnisse bestimmte Richtlinien vor, deren Einhaltung verpflichtend ist. Denn wenn ein Schadensfall eintritt, hat eine fehlerhafte technische Dokumentation laut Produkthaftungsgesetz und Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) immer eine Haftung des Herstellers zur Folge. Ein weiteres wichtiges Erfüllungskriterium sind Normen und Standards, wie etwa DIN, ISO, VDE, VDI oder CEN. Für das Erstellen von technischen Dokumentationen liegen beispielsweise die EN 82079 oder die VDI 4500 vor. Die Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Einrichtungen und Systeme regelt die EN 61355-Norm. Auch, was die Struktur von technischen Dokumentationen angeht, gibt es klare Vorgaben. Vor allem bei Benutzerinformationen sind die Anforderungen sehr hoch. Information-Mapping und Funktionsdesign sind hier nur zwei Strukturierungsmethoden. Redaktionssysteme unterstützen das Erstellen, Verwalten und Wiederverwenden. Die Nutzung bestimmter Farben unterstreicht Gebote und Verbote. So erfolgt beispielsweise über die Signalfarbe rot die Definition eines Gefahrenpotenzials und damit die Ermahnung zur Vorsicht.
Neben der besonderen Struktur bestehen auch an die Sprache in technischen Dokumentationen klare Vorgaben: Verständlichkeit, Eindeutigkeit, Konsistenz und Übersetzbarkeit. Sprachliche Besonderheiten werden in einer Terminologie und einem Redaktionsleitfaden festgehalten.
Professionelle Unterstützung bei der Erstellung Ihrer technischen Dokumentation bietet Ihnen die Menger Group. Unsere Dienstleistungen und Software-Lösungen zielen auf die elektronische Anlagendokumentation und das Dokumentenmanagement ab. Gern gestalten wir auch Ihre Unternehmensabläufe durch technische Dokumentation einfacher und sicherer. Kontaktieren Sie uns!